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Timeboxing
Timeboxing ist eine Technik, die insbesondere in der Arbeitsorganisation und im Selbstmanagement Anwendung findet. Sie hilft, Aufgaben leichter anzugehen und motivierter zu erledigen.
Timeboxing ist keine moderne Faustkampftechnik. Timebox bedeutet übersetzt „Zeitblock“. Timeboxing ist eine Technik, bei der man sich für eine bestimmte Aufgabe oder Tätigkeit einen festen Zeitrahmen - eine "Timebox" - reserviert. Innerhalb dieser Zeit arbeitet man konzentriert an der Aufgabe, unabhängig davon, ob man sie vollständig erledigt oder nicht. Sobald die Zeit abgelaufen ist, beendet man die Arbeit und geht zur nächsten Aufgabe über oder macht eine Pause. Timeboxing bedeutet also, seine Arbeitszeit in feste Zeitblöcke einzuteilen, ähnlich wie bei einem Stundenplan in der Schule. Timeboxing ist also eine Methode des Zeitmanagements, bei der feste Termine gesetzt werden, die strikt eingehalten werden müssen.
Hintergrund des Timeboxings
Der britische Historiker Cyril Northcote Parkinson formulierte 1955 als Erster das berühmte Parkinson'sche Gesetz des Bürokratiewachstums. Ausgangspunkt war die statistische Beobachtung, dass die Zahl der Mitarbeiter in der Verwaltung (der britischen Marine) ständig zunimmt, ohne dass deren Aufgaben in gleichem Maße wachsen. Konkret lautet das Gesetz: „Arbeit wächst genau in dem Maße, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht - und nicht in dem Maße, wie sie tatsächlich komplex ist.“ Je mehr Zeit wir also haben, um eine Aufgabe zu erledigen, desto mehr Zeit nehmen wir in Anspruch und desto länger brauchen wir dafür.
Termine haben also eine disziplinierende Wirkung. Beim Versuch, sie einzuhalten, werden die Dinge viel effizienter priorisiert und erledigt. Vor allem Kleinigkeiten und Nichtigkeiten werden schneller abgehakt, statt sich zu Zeitfressern zu summieren.
Ein typisches Beispiel ist der spontan angekündigte Besuch von Freunden oder Verwandten und die grandiose Leistung, in kürzester Zeit ein Chaos zu beseitigen, für das man normalerweise die zehnfache Zeit benötigen würde.
Vorteile des Timeboxings
Statt sich in erster Linie darauf zu konzentrieren, an einer Aufgabe dranzubleiben, bis sie erledigt ist, werden bei dieser Methode feste Zeitfenster vorgegeben, die unbedingt eingehalten werden müssen - ähnlich wie bei einem zur Verfügung stehenden Budget, nur dass nicht das Geld, sondern die Arbeitszeit gedeckelt ist. Das hat Vorteile bei lästigen Routinearbeiten, die sonst leicht zu Zeitfressern werden, und bei unangenehmen Aufgaben, die immer wieder aufgeschoben werden.
Weniger Prokrastination (Aufschieben)
Es ist leichter, sich zu überwinden, z.B. in den nächsten 2 Stunden eine unangenehme Arbeit zu erledigen, wenn man weiß, dass man sich danach wieder einer anderen Tätigkeit zuwenden kann oder muss. Unerledigtes bleibt bis zum nächsten Zeitblock liegen.
Bessere Konzentration
Durch die zeitliche Begrenzung entsteht ein gewisser Druck, der hilft, konzentriert zu bleiben und sich weniger leicht ablenken zu lassen.
Weniger Perfektionismus:
Da nur eine begrenzte Zeit für die Aufgabe zur Verfügung steht, ist man gezwungen, pragmatisch zu arbeiten, anstatt zu versuchen, alles perfekt zu machen.
Bessere Produktivität:
Die Gliederung des Tages in klar definierte Zeitblöcke hilft, die eigene Zeit besser zu nutzen und einen besseren Überblick über die eigene Arbeitsweise zu bekommen.
Die Schritte der Timeboxing-Methode
Timebox definieren: Gerade für lästige Routinearbeiten lohnt es sich, eine Timebox zu definieren, z.B. für die Beantwortung von E-Mails oder die Erledigung der Buchhaltung.
Zeitrahmen festlegen: Als nächstes legt man eine feste Zeitspanne fest, die man der Aufgabe widmen möchte. Diese Zeitspanne kann je nach Umfang der Aufgabe von einigen Minuten bis zu mehreren Stunden reichen. Außerdem wird der Zeitpunkt festgelegt, z.B. täglich von 16:00 bis 17:00 Uhr oder nur einmal pro Woche, z.B. freitags von 10:00 bis 12:00 Uhr.
Arbeiten innerhalb der Timebox: Während der festgelegten Zeit wird konzentriert und ohne Unterbrechung an der Aufgabe gearbeitet. Ablenkungen werden minimiert, um die Produktivität zu maximieren.
Arbeit beenden: Sobald die Zeit abgelaufen ist, wird die Arbeit beendet, unabhängig davon, ob die Aufgabe abgeschlossen ist oder nicht.
Reflexion und Anpassung: Nach der Timebox kann man darüber nachdenken, wie viel man geschafft hat und ob die Zeit angemessen war. Je nach Ergebnis kann die Länge der nächsten Timeboxen angepasst werden.
Timeboxen helfen also, eine Aufgabe in Angriff zu nehmen, weil man weiß, dass man sich nach Ablauf der vorgegebenen Zeit wieder einer anderen, vielleicht angenehmeren Aufgabe zuwenden kann. Sie wirken auch motivierend, weil man ein Zeitfenster nach dem anderen abhaken und von der Liste streichen kann.